Reparatur-Annahmeprotokoll: Vorlage und Haftungs-Tipps
Annahmeprotokoll Goldschmiede: Stein-Zustand, Vorschäden, Steinprotokoll, Foto, Unterschrift. Vorlage zum Download.
Das Reparatur-Annahmeprotokoll ist die wichtigste Haftungs-Versicherung jeder Goldschmiede-Werkstatt. Bei Stein-Bruch, Stein-Verlust oder Beschädigung am Stück während der Bearbeitung greift im Streitfall die BGB-Werkvertrags-Vermutung zugunsten des Kunden — ohne Foto-Doku und Steinprotokoll ist die Verteidigung schwer. Wir erklären die Pflichtfelder, die Beweis-Logik der Gerichte und liefern eine praxis-erprobte Struktur.
Warum ein Annahmeprotokoll Haftungs-Risiken minimiert
Im Werkvertragsrecht (§§ 631 ff. BGB) gilt: Wenn ein Werkstück während der Bearbeitung beschädigt wird, hat der Werkstattbetreiber die Beweislast, dass der Schaden bereits vorher bestand oder durch höhere Gewalt entstanden ist. Ohne dokumentierten Vorzustand wird im Streitfall regelmäßig zugunsten des Kunden entschieden — mit Schadensersatz-Ansprüche im 3- bis 5-stelligen Bereich.
Pflichtfelder eines wirksamen Annahmeprotokolls
- Kunden-Identifikation: Name, Adresse, ggf. Telefonnummer
- Stück-Bezeichnung: Was wird angenommen (Ring, Anhänger, Kette etc.)
- Vorzustands-Beschreibung: Sichtbare Schäden, Patina, Vor-Reparaturen
- Stein-Set: Anzahl, Art, Karat, Fassungstyp pro Stein
- Material: Vermutete Punze (mit Prüfsäure-/XRF-Hinweis falls geprüft)
- Auftrags-Beschreibung: Was soll gemacht werden
- Wertschätzung: Ungefährer Stückwert (für Versicherung)
- Abholtermin: Wann soll der Kunde wiederkommen
- Unterschrift Kunde: Bestätigt Annahme und Beschreibung
- Unterschrift Werkstatt: Bearbeiter, Datum, Zeit
Steinprotokoll: Anzahl, Art, Karat, Fassungstyp
Bei jedem Stück mit Steinbesatz wird ein eigenes Steinprotokoll geführt. Jeder Stein wird einzeln erfasst:
- Position: z. B. „Hauptstein zentral", „Schulter-Stein 1 links"
- Art: Brillant, Saphir, Smaragd, Rubin, Perle …
- Karat: Geschätzt oder gemessen
- Fassungstyp: Krappenfassung, Zargenfassung, Kanalfassung, Pavé …
- Zustand: Intakt, Riss, Kratzer, Chip — pro Stein
Foto-Dokumentation: Annahme-Zustand vor Bearbeitung
Mindestens 2-3 Hi-Res-Fotos vor jeder Bearbeitung: Gesamtansicht von oben, Seitenansicht, Detail-Aufnahme der Stein-Region. Bei kritischen Stücken (hochwertige Solitäre, Vintage-Stücke) zusätzlich Makro- Aufnahmen mit Lupe. Die Fotos müssen den Zeitstempel und die Auftragsnummer tragen — moderne Goldschmiede-Software macht das automatisch.
Übergabe-Quittung mit Unterschrift
Bei der Abholung: Der Kunde sieht das Stück, sieht das Nachzustands- Foto, vergleicht mit dem Annahme-Foto und unterschreibt die Übergabe-Quittung. Damit ist im Streitfall klar, dass der Kunde das Stück im übergebenen Zustand akzeptiert hat — spätere Reklamationen brauchen einen separaten Nachweis (z. B. Werks-Mangel innerhalb der Gewährleistungsfrist).
Was Gerichte erwarten: BGB-Werkvertragsrecht
Die deutschen Zivilgerichte erwarten von Werkstätten als gewerblichen Vertragspartnern einen höheren Sorgfaltsmassstab als von Privatpersonen. Das umfasst auch die Dokumentations-Pflicht. Ein Annahmeprotokoll ohne Foto und ohne Steinprotokoll wird im Streit als „nicht ausreichend" gewertet — selbst wenn Werkstatt-Standards der Branche eingehalten wurden. Wer dokumentiert, gewinnt.
Wie Goldschmiede-Pilot hilft
Das Reparatur-Modul in Goldschmiede-Pilot führt Sie durch alle Pflichtfelder, ermöglicht Foto-Capture direkt aus dem Tablet, Touch-Unterschrift bei Annahme und Übergabe, und druckt die Kunden-Quittung auf Knopfdruck. Annahme in unter 60 Sekunden. Mehr unter Reparatur-Werkstatt-Software.